Zorguitzendbureau Operando van Annelies Dorst is al meerdere jaren Klant bij The Code Crowd. Ze waren op zoek naar een planningssysteem dat het werk dat zij in Excel deden kon ondervangen en makkelijker kon maken. Voor hen stond vast dat het systeem toegankelijk moest zijn voor al hun medewerkers. Als uitzender in de zorg zetten ze mensen in bij veel verschillende organisaties en cliënten. De medewerkers moesten hun eigen agenda kunnen beheren, diensten kunnen inzien en ook gelijk uren kunnen declareren. 

Twijfels vooraf
Annelies Dorst: “We hebben vooraf getwijfeld of The Code Crowd de juiste match was voor Operando. Als groeiend bedrijf ben je afhankelijk van een goed IT systeem. The Code Crowd was een jong bedrijf en we waren niet zeker of ze dat konden bieden wat wij wensten. We hebben daarom ook naar alternatieven gekeken, er zijn veel software pakketten voor de uitzendbranche te koop. Maar geen die exact deed wat wij wilden. Doordat wij in de zorg werken hadden we hele specifieke eisen die geen van de pakketten op kon lossen. Uiteindelijk hebben we daarom toch gekozen voor The Code Crowd.” 

100% passend bij ons
“En het is een fantastisch systeem wat Eric en zijn team neergezet hebben. We begonnen met een traject voor het planningssysteem, daarna zijn er snel zaken toegevoegd als een CRM systeem en ook een stukje recruitment. Daarnaast is er door middel van koppelingen voor gezorgd dat verschillende pakketten die we al hadden (boekhouding, loonadministratie enz.) met elkaar kunnen communiceren.  Daardoor is het nu zo dat als je gewerkt hebt als medewerker en je geeft je uren op dan hoeven wij die alleen maar goed te keuren en ze gaan al richting de loonadministratie. Daar komt bijna geen mensenwerk meer bij, het is eigenlijk een druk op de knop en verder gaat alles geautomatiseerd.” 

Slim werken
“Door BRAINS, zoals we het systeem genoemd hebben, hebben we een slag kunnen maken in onze effectiviteit, accuratesse, snelheid en klantvriendelijkheid. Doordat een groot deel van het proces geautomatiseerd uitgevoerd wordt is de foutgevoeligheid erg laag. Door de efficiëntie in het gebruik van BRAINS besparen we minstens 1 fte!” 

Blijven communiceren
“Gelijk vanaf het begin was de samenwerking goed. Toch komt er in iedere samenwerking een punt waar dingen niet gaan zoals je verwacht. Ongeveer twee jaar geleden heeft de samenwerking echt op scherp gestaan. Er werd op dat moment te weinig vanuit ons als klant gedacht. We hebben dat uitgesproken en er zijn natuurlijk behoorlijke veranderingen geweest bij The Code Crowd en nu gaat het weer goed. Het is mooi als je samen kunt zeggen; dit gaat niet goed, hier moeten we wat mee met elkaar. Door dan te dingen uit te spreken en fine te tunen kun je de samenwerking dan optimaliseren.”

Snappen wat je wilt en nodig hebt
“Je merkt soms ook dat het lastig kan zijn voor mensen uit de softwareontwikkeling om de vertaling te maken naar wat wij willen. Maar dat heeft Eric vanaf het begin aan goed opgepakt. Zo hebben we ook dit opgelost en staat er een prachtig product. Overall ben ik gewoon heel blij met het systeem zoals het er nu staat. Natuurlijk gaat er ook wel eens wat fout maar dat word dan netjes opgelost.”

Aanrader
“Samenwerken met The Code Crowd is een aanrader voor bedrijven uit de dienstverlenende sector. Een vergelijkbaar systeem als BRAINS zou bijvoorbeeld goed passen in de transportsector, hier zie je nog steeds veel planningen in Excel. Door de effectiviteit die je met dit systeem kan bereiken kan je een groot voordeel bereiken. In de dienstverlenende sector zijn er weinig echt goede standaard systemen te vinden, er zijn wel deeloplossingen maar geen totaalpakket.”

Eureka!
Één van de mooiste moment was dat we in de eerste versie zover waren dat we de facturen automatisch gingen rollen en aan de andere kant de lonen werden verwerkt. Dit was een ongelofelijk euforisch gevoel. Ik weet nog dat ik me super voelde en dacht: nou dit kan dus ook zo, in plaats van alles via Excel en de mail te doen. En weet je wat ook echt leuk is: als we nieuwe collega’s hebben: die zetten we achter BRAINS en ze zijn zo snel ingewerkt. Dat is heel fijn, het is gewoon heel gebruiksvriendelijk.”