Wanneer je medewerkers wisselende diensten werken, bijvoorbeeld in de zorg of wanneer je storingsdiensten verzorgt, is het maken van een planning net iets ingewikkelder dan wanneer iedereen van 8.30 uur tot 17.00 uur en van maandag tot vrijdag werkt. Vaak wordt dit handmatig gedaan. Of er is wel een tool, maar die geeft nauwelijks ruimte voor uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer iemand op een vast moment niet wil worden ingeroosterd vanwege andere verplichtingen. Of wanneer je per dienst minimaal één persoon met een bepaalde certificering moet hebben. Dan zit er alsnog heel veel handwerk in om je rooster kloppend te krijgen.  

Daarnaast moet je ook rekening houden met vrije dagen en ziekmeldingen. Diensten die dan ‘vrij’ komen moeten natuurlijk wel ingevuld worden. Anders staat er niemand naast het bed of is er geen monteur om de storing op te lossen. In de praktijk betekent dit voor de meeste organisaties rondbellen tot je iemand gevonden hebt die kan en wil komen werken. Niet leuk en ontzettend rijdrovend. En ook foutgevoelig, want die vervanger moet dan niet vergeten dat hij of zij een andere of extra dienst heeft.  

Voorbeeldcasus Operando

Operando is een uitzendbureau voor zorgmedewerkers. Diverse zorginstellingen in heel Nederland bellen hen wanneer ze een dienst zelf niet ingevuld krijgen en Operando levert dan een passende zorgmedewerker uit hun eigen pool van medewerkers of een pool van ZZP-ers.  

Wij hebben hen geholpen een systeem op te zetten waarin zij alle gegevens van hun zorgmedewerkers (certificering, bekwaamheden, beschikbaarheid, woonlocatie, gewenste aantal werkuren etc) kunnen inzien en zo direct een medewerker kunnen koppelen aan een aanvraag van een zorginstelling. Door de locatie en het team van de opdrachtgever te selecteren zoekt het systeem automatisch medewerkers die voldoen aan de eisen die dat team stelt, bijvoorbeeld aan werkniveau of specifieke bekwaamheden. Die kan de planner van Operando vervolgens bijvoorbeeld sorteren op degene die het dichtst bij die locatie woont. Ook ziet de planner direct of diegene daar al eerder gewerkt heeft (want dan hoeft de medewerker niet ingewerkt te worden). Vervolgens koppelt Operando de medewerker uit hun pool aan de aangeboden dienst, waarna de zorgmedewerker ook weer automatisch een bericht krijgt met alle info die ze nodig hebben om te gaan werken. Datzelfde geldt ook voor de opdrachtgever. Die krijgt trouwens ook automatisch bericht wanneer de dienst niet ingevuld kan worden. 

Oeps, dat hebben wij ook… 

Herken jij dingen uit de casus van Operando? Is het maken van je roosters elke maand weer een puzzel? Zit jij, als iemand zich ziekmeldt, uren te bellen en te leuren voordat je het opgelost hebt? Heb je regelmatig een vervelend gevoel omdat je weer diezelfde collega vraagt om in te vallen omdat die meestal ja zegt? En baal je van die andere collega die zich altijd drukt? Hoe fijn zou het zijn als dit simpeler, sneller en eerlijker kan? 

Sneller terugverdiend dan je denkt 

Ook als jouw organisatie veel overzichtelijker is dan die van Operando kun je waarschijnlijk veel voordeel pakken door je processen handiger in te richten en voor slimme softwareoplossingen te kiezen. Die zijn namelijk betaalbaarder dan je denkt en verdien je dus heel snel terug.  

Want hoeveel kost je huidige werkwijze je… 
Hoeveel tijd?  
Hoeveel frustratie?  
Welke andere dingen had je in die tijd kunnen doen?  

Ben jij klaar om je planning makkelijker en eerlijker te kunnen maken? Minder te hoeven puzzelen? Minder frustratie door niet meer te hoeven leuren met diensten? Neem dan contact op om jouw mogelijkheden te bespreken. 

Nieuwsgierig? 

Ben jij nieuwsgierig welke mogelijkheden wij voor jouw organisatie zien? Laten we dan eens kennismaken. Bel ons op 0341 – 26 32 73 of mail naar info@thecodecrowd.nl.